“鷹眼”編輯的中肯建議：如何規(guī)避常見的新聞通稿錯誤

即使最小心的作者也會犯錯誤，這一點在所難免。如果公司的新聞通稿或其他營銷材料出現(xiàn)錯別字，可能會讓公司陷入極大的尷尬局面，而且您和公司的名譽也會受損，并為此付出慘痛的代價。?

幸運的是，只要我們掌握了挑出錯誤的方法，很多常見失誤還是很容易避免的。整個2010年，美通社的編輯們在新聞通稿中挑出了超過12萬7千處錯誤。本文總結(jié)了我們發(fā)現(xiàn)的最常見的四類錯誤，及規(guī)避它們的有效方法。

拼寫檢查，找出文章中的拼寫錯誤

從公司名稱到每個小單詞，主動使用拼寫檢查軟件可以預(yù)防許多尷尬的拼寫錯誤。?

有選擇性的使用“全部忽略”功能，這對你有好處。如果系統(tǒng)認為某個詞的拼寫需要更正，而你知道這個詞是正確使用的，選擇“全部忽略”（而不是“忽略一次”）。這樣做往往便于核對整個文本中多次出現(xiàn)的縮略語、專有名詞和行業(yè)術(shù)語的前后拼寫是否一致。?

當然，不能完全依賴拼寫檢查程序。程序會挑出符合文章要求，但與軟件自帶字典在拼寫上不一致的詞語。不要輕易點擊“更改”或“全部更改”項，除非你對更改結(jié)果有完全的把握。我們最不愿意看到的就是，由于拼寫檢查程序的建議，您不一小心把CEO 的名字從Galo改成Gala 。?

拼寫程序是不能查出所有的拼寫錯誤的。比如把manager 拼成manger 這種筆誤，或者同音詞的誤用，譬如 affect/effect, complement/compliment. 使用拼寫檢查程序前，先大聲通讀文章，這樣可能避免對檢查軟件的過度依賴。?

無法打開或不正確的網(wǎng)站鏈接?

如果在新聞通稿中引用錯誤的網(wǎng)頁地址，可能引起重大的后果。譬如：標準網(wǎng)頁地址 (URL) 的后綴錯誤：是 .com 還是 .org, 或者在鏈接中多打了一個空格，以上情況，讀者都無法訪問文章的鏈接網(wǎng)站。還有由于文章中錯誤的或者根本不存在鏈接，貴公司首席執(zhí)行官的工作效率也會受到影響。?

當然，這樣的錯誤是完全可以避免的：只需要檢查文章中提到的所有鏈接是不是都可以打開（包括貴公司樣板文件中的鏈接）。?

可以通過以下方法檢查：

1. 復(fù)制鏈接并粘貼到瀏覽器；
2. 光標停在Word 的超鏈接上，按住Ctrl, 同時單擊它；
3. 如果是檢查嵌入式反向鏈接，光標置于相關(guān)詞語上，單擊鼠標右鍵，選擇“編輯超鏈接”。

訪問網(wǎng)址的時候，檢查兩件事情：

1. 沒有跳出錯誤的頁面；
   ?
2. 該鏈接確實把您帶到了正確的頁面上。有時，一個小小的錯別字會把您帶到另一個和貴公司名字相似的組織網(wǎng)頁上。
   譬如：當您搜尋Y產(chǎn)品頁面并打錯字時，很可能看到X產(chǎn)品的主頁。

別忘了，網(wǎng)站名稱還不是容易在鏈接上出現(xiàn)問題的唯一的地方，電子郵件地址也很容易寫錯。有時候您可能在文本中寫上了正確的電子郵件地址，但反向鏈接卻出現(xiàn)問題。如果反向鏈接指向您的同事電子郵件地址，讀者點擊它的時候就會被引導到那里，而不是您的電郵地址。?

聯(lián)系信息不正確?

不正確的電子郵件地址只是聯(lián)系信息錯誤的一種類型。您還應(yīng)該檢查所有的電話號碼和姓名拼寫。 常見的電話號碼輸入錯誤包括：

1. 在對方付費電話中用“800”代替“877”開頭；
   ?
2. 分機號碼錯誤;
3. 在應(yīng)該寫辦公室電話的地方，留了手機號。
   對照辦公室通訊錄或正確的公司網(wǎng)站檢查所有的電話號碼。如果您還是沒有把握，給這個號碼打電話試試。您還應(yīng)該使用可信資源，按照上面的拼寫檢查，以防聯(lián)系人姓名拼寫錯誤。

如果聯(lián)系人就是您自己呢？不要以為寫自己的信息永遠萬無一失。其實我們在拼寫自己的名字或電話號碼時，最容易犯錯誤，太習以為常反而會有小錯。?

數(shù)字上的不符?

數(shù)字不符這種錯誤是最常見的，而且通常來說很難被發(fā)現(xiàn)。有效的方法？只能時刻提醒自己，對這些罪魁禍首多加留意：?

• 日期和星期不匹配：
  提及某個具體事件并且提到星期及日期時，請核對日歷。確保2011年1月31日是星期一，而不是星期二。
• 年份錯誤：
  這種錯誤很容易在每年的年初和年末發(fā)生。為了安全其間，檢查文中提到的年份。?
• 時區(qū)轉(zhuǎn)換錯誤：
  如果需要寫明：“東部時間下午12點（太平洋時間上午9點），”確保您正確的轉(zhuǎn)換了時區(qū)。好在，現(xiàn)在很多網(wǎng)站都可以提供國內(nèi)和國際時區(qū)的在線轉(zhuǎn)換。
• 貨幣金額錯誤：
  從產(chǎn)品定價到上市公司財務(wù)狀況，貨幣金額的錯誤是會帶來嚴重后果的。注意小數(shù)點的位置及數(shù)字順序是否正確，使用負數(shù)時，需加上括號，必要的時候，加上“百萬”“十億”這樣的數(shù)量詞。?
• 文中引用的數(shù)字前后不一致：
  如果標題提到的是：25名獎學金獲得者，那就要確保文中提到的人數(shù)一直是25名。如果某個項目或編號列表中羅列了所有細節(jié)數(shù)據(jù)，確保所有數(shù)據(jù)總和與文中其它地方提及的數(shù)據(jù)總和相符。?

為什么需要別人的再次校對?

校對，再校對，才是問題的關(guān)鍵。我們要確保正確的文字書寫和新聞通稿。事實上，即使您讀過幾遍文章，并遵循了本文的建議，有些小差錯還是容易被忽視。請他人校對文章。別人的再次校隊通常能發(fā)現(xiàn)原作者的遺漏之處。?

美通社完全了解他人再次校對的重要性——這就是為什么我們的編輯部在發(fā)布您的新聞通稿前都要再次仔細核實。我們是校對的專家，僅2010年，我們就在新聞通稿中更正了127，584處錯誤。從很小的錯誤到財務(wù)數(shù)據(jù)差錯，美通社的編輯是您的最后一道防線，我們能為您做的，不僅僅是節(jié)省事后修復(fù)的高額成本，還有保持和提升貴公司的聲譽。希望本文提到的幾處要點，能給您帶來幫助，讓您在發(fā)布文章之前（文章離開電腦桌面之前），找出并改正錯誤。